Veel vergaderingen eindigen met een to do lijst. Deze lijst is vaak abstract, te beginnen met een lijst van taken die vervolgens worden uitgedeeld aan mogelijk onwillige deelnemers zonder dat er een bepaalde deadline aan verbonden is. Door de discussie te richten op een wie/wat/wanneer-matrix, kan je mensen verbinden met duidelijke acties op taken en een engagement op wanneer ze de taak zullen voltooien.
CanvasMural1.Maak een matrix die aangeeft ‘wie/wat/wanneer’
2. Wie: zet de naam van elke deelnemer in deze kolom.
3. Wat: Vraag elke deelnemer welke concrete (vervolg)stappen hij/zij kan ondernemen.
4. Bekijk goed de hoeveelheid van taken, en wie er eventueel bepaalde taken kan overnemen, of kan helpen bij bepaalde taken.
5. Je kan de groep de volledige lijst als een update toesturen.